IT-Organisation

Autor: Dr. Manfred Sommerer

IT-Verfahren

Neben der Etablierung der IT-Beauftragten ist eine weitere, ebenso wichtige Maßnahme die Bestandsaufnahme mit anschließender Strukturierung und Organisation des IT-Einsatzes durch IT-Verfahren. Diese stellen eine Sammlung zusammengehöriger IT-gestützter Arbeitsprozesse dar. Die Erfassung aller IT-Verfahren an den zentralen und dezentralen Bereichen der Universität erzeugt letztlich ein nachvollziehbares Abbild der IT-Struktur der gesamten Universität. Die Art der Erfassung mittels IT-Verfahren bietet neben rein sicherheitstechnischen Aspekten weitere Anwendungs- und Auswertemöglichkeiten; Insbesondere sind IT-Verfahren aufgrund ihrer Ausrichtung auf Arbeitsprozesse und nicht auf die eingesetzte Technik gut geeignet als Grundlage für Mitbestimmungsverfahren und Meldungen gemäß der verschiedenen gesetzlichen Vorgaben (BlnDSG, BDSG, IVG).

Die Meldung eines IT-Verfahrens dient folgenden Zielen:

• Lückenlose Erfassung des IT-Einsatzes in der Freien Universität
• Einleitung von Mitbestimmungsverfahren mit dem Ziel der Zustimmung zum Betrieb des IT-Verfahrens
  (ggf. durch Abschluss einer Dienstvereinbarung)
• ggf. Meldung über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Abhängig von der Ausrichtung / IT-Lastigkeit eines Fachbereichs wird die Beantragung bzw. fortlaufende Dokumentation mehr oder weniger vieler IT-Verfahren notwendig. Anfänglich wurden IT-Verfahren in nur schwer vergleichbarer Freitextform erstellt. Seit der Einführung der IT-Verfahrensdatenbank Anfang 2010 und nach Einarbeitung der IT-Verfahren der ZEDAT (Hochschulrechenzentrums) zum Oktober 2010 sind die IT-Verantwortlichen gehalten, das IT-Portfolio ihres Fachbereichs mit den dort bereits eingearbeiteten IT-Verfahren abzugleichen und bei Bedarf anzupassen. Nicht vorhandene IT-Verfahren müssen selbstständig abgebildet werden. Damit kann das Augenmerk der IT-Beauftragten v.a. auf die Fachbereichsspezifika gelegt werden.