IT-Projekte / -Rollen
IT-Organisation
Autor: Dr. Manfred Sommerer
IT-Projekte
Viele Aufgaben der Freien Universität Berlin werden zunehmend mit Hilfe der Informations-und Kommunikationstechnik (IT) wahrgenommen. Die 2004 veröffentlichte und in Anlagen kontinuierlich ergänzte "IT-Projektrichtlinie der Freien Universität Berlin" regelt die generelle Vorgehensweise bei der Planung und Durchführung von IT-Projekten. Sie soll dazu dienen, ITProjekte wirtschaftlicher durchzuführen und die Qualität von IT-gestützten Verfahren und Infrastrukturdiensten zu sichern. Die Richtlinie hat Grundlagencharakter. Eine dem Wesen nach entsprechende Anwendung dieser Richtlinie sichert den Projektverantwortlichen den formal richtigen Ablauf ihres IT-Projekts. Außerdem sollten damit alle wesentlichen Schritte (z.B. Beteiligungsvorschriften, Wirtschaftlichkeitserwägungen, sicherheitsrelevante Aspekte) Beachtung finden. Die IT-Projektrichtlinie gilt für alle IT-Projekte für die Freie Universität Berlin, soweit angemessen, sinnvoll machbar und wirtschaftlich vertretbar. Die IT-Richtlinie ist auch dann anzuwenden, wenn das IT-Projekt oder Teilaufgaben davon extern vergeben werden. Die Anwendung dieser Richtlinie muss in einem angemessenen Verhältnis zum Umfang und zur Bedeutung der Maßnahme stehen. Gegebenenfalls können einzelne Schritte zusammengefasst werden. Die IT-Sicherheit darf nicht gefährdet werden. Eine Verkürzung der Anwendung dieser Richtlinie ist zu begründen.
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| Ein IT-Projekt ist mit dem CIO zu vereinbaren, wenn im Projekt zentrale Mittel verwendet werden und für das Projekt mindestens 50.000 EURO Sachkosten oder 150.000 EURO Sach- und Personalkosten veranschlagt werden.
Alle anderen Projekte sind dem CIO in Form einer Kurzbeschreibung anzuzeigen. In der Regel ist der Verfahrensverantwortliche (siehe oberste Rolle im Rollenmodell rechts) immer der Leiter der Einrichtung, aus deren Etat das Projekt im Wesentlichen bezahlt wird. |
Umgang mit IT-Projekten < 50.000 Euro
Bei niedrigpreisigeren IT-Projekten ist wie folgt vorzugehen:
- Projektvorbereitung
Vereinbaren Sie einen Termin mit dem IT-Beauftragten und erläutern Sie das angestrebte Projekt.
Diesem einführenden Gespräch sollte der DV-Beauftragte / Key-User der jeweiligen Institution und der Verfahrensverantwortliche beiwohnen. - Projektspezifikation (Festlegung der Kernanforderungen)
Der IT-Beauftragte erarbeitet einen Lösungsvorschlag - mit Verweis auf mögliche Kosten - zur Diskussion in der Institution des Antragstellers - mit dem Ziel hoher Akzeptanz und letztlich Zusage - Fachkonzeption / Projektkurzbeschreibung
Der IT-Beauftragte formuliert einen formlosen Antrag, der seitens des Verfahrensverantwortlichen abgezeichnet wird. Danach sind die Vorgaben für beide Parteien bindend*) - Projektstart
Implementierung bzw. Installation des Programmes oder Dienstes, bei Bedarf mit Unterstützung Dritter unter Zuarbeit des bzw. der lokalen DV-Beauftragten.
*) Im Bedarfsfall wird seitens des IT-Beauftragten ein entsprechendes IT-Verfahren eingeleitet und eingereicht, bei datenschutzrechtlichen Fragen ist die Datenschutzbeauftragte, die AG-Sicherheit des Rechenzentrums oder andere kompetente zentrale Stellen zu Rate zu ziehen. Sofern hier keine Bedenken geäußert werden, kommt es zum Projektstart.