IT-Organisation

Autor: Dr. Manfred Sommerer

IT-Beschaffung

Hardware

Im Jahr 2005 wurde die an vielen Fachbereichen gängige Einzelstückbeschaffung bei IT-Hardware (PC, Laptops, Monitore, Drucker, Scanner, Lesegeräte und weiterer IT-naher Komponenten = Systeme mit Schnittstellen zu PC oder Netzwerk) seitens des Rechnungshofs als haushaltsschädigend angemahnt und beim Präsidium der Freien Universität eine Änderung dieser Vorgehensweise initiiert. Um Einzelbeschaffungen, die gegen gültiges Haushaltsrecht verstoßen zu vermeiden, werden Sie vom IT-Beauftragten bei Beschaffungsmaßnahmen mit IT-Bezug unterstützt. Er begleitet Sie von der Beratung über die Beschaffung bis hin zur Einrichtung und Aufstellung des Rechners nebst Zubehör und darüber hinaus bei den Fragen der Rechnerpflege und -sicherung.

Ziel ist eine möglichst hohe Verfügbarkeit der IT-Systeme. Dies ist nur durch Standardisierung der Hard- und Softwareausstattung, großzügig dimensionierte Wartungsverträge (mindestens 3 Jahre an wichtigen Stellen 5 Jahre vor Ort-Support am nächsten Arbeitstag) und Markensysteme (Verfügbarkeit defekter Komponenten über mehrere Jahre) zu erreichen. Zentral wird diese Politik durch den BIOS-Shop der Freien Universität Berlin gestützt. Hier werden regelmäßig die über Rahmenverträge zu Unikonditionen verfügbaren Systeme zur Bestellung durch die Fachbereiche bereitgestellt.

Um Schwierigkeiten bei der Inbetriebnahme zu vermeiden, sollten vorab relevante Beschaffungskriterien mit dem IT-Beauftragten abgeklärt werden:

• Erläuterung der Zielstellung
• Integrationfähigkeit des Systems
• Prüfung der Wartungsmöglichkeiten
• Qualität
• Garantie/Supportleistungen
• Kosten für Beschaffung, Instandhaltung, Aussonderung

Aufgrund der Eigenverantwortlichkeit der Institutionen für ihren PC-Park ist eine prophylaktische Beschaffung und Bevorratung von PC-Ersatzsystemen in den Räumen der IT-Abteilung nicht mehr möglich. Sofern möglich wird der IT-Betrieb der Institutionen aber aus dem Fundus der IT-Abteilung unterstützt.

Software

Auch im Bereich der Software empfiehlt es sich vor Neukauf die IT-Abteilung anzufragen. Gerade im Bereich servergestützt arbeitender Spezialsoftware kommt es immer wieder vor, dass in einem Institut des Fachbereichs die besagte Software bereits im Einsatz ist und nur um Lizenzen (3-4-stellig) erweitert werden muss. Der wesentlich teurere Programmneukauf (oft im 5-stelligen Bereich) kann so oftmals vermieden werden.

Standardsoftware sollte über den Benutzerservice der ZEDAT erworben werden.
Während aufgrund einer Mitgliedschaft des Fachbereichs im MSDN AA (Microsoft Developer Network Academic Alliance) z.B. ein Windowsbetriebssystem auf Akademikerarbeitsplätzen für die Institution kostenfrei installiert werden kann, ist der Betrieb von Verwaltungsarbeitsplätzen kostenpflichtig.

Das Vorliegen einer Lizenz ist die Grundvoraussetzung einer Programminstallation. Häufig ist dann auch der Betrieb einer Vorgängerversion möglich.